Dalam menyelenggarakan sebuah acara yang sukses, event organizer (EO) memainkan peran terpenting. Apalagi acara-acara besar seperti konser musik, festival seni, konferensi, dan pameran, semakin populer dan diminati oleh masyarakat luas saat ini. Hal ini menciptakan permintaan yang tinggi untuk EO yang mampu mengatur dan mengelola acara-acara tersebut secara profesional.
Apa itu Event Organizer (EO)?
Event Organizer, atau yang sering disingkat EO, adalah sebuah perusahaan atau individu yang bertanggung jawab dalam merencanakan dan mengatur keberlangsungan suatu event atau acara, seperti peluncuran produk perusahaan, festival, atau konser musik. Pada praktiknya, EO biasanya bekerja sama dengan klien atau pihak yang mengadakan acara untuk memastikan bahwa semua kebutuhan dan harapan klien terpenuhi. Hal ini dikarenakan adanya keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki klien. Penggunaan jasa EO juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya terlaksana secara profesional, sehingga hasilnya lebih bagus daripada dikerjakan oleh klien itu sendiri. Oleh karena itu, jasa EO sangat berperan dalam kesuksesan suatu acara.
Tugas dan Tanggung Jawab Event Organizer (EO)
Pada umumnya, tugas EO meliputi tahap perencanaan hingga evaluasi acara, yang akan dijabarkan dalam poin-poin berikut:
- Perencanaan acara (pra-event)
EO mulai bekerja sejak sebelum acara dimulai, yakni menentukan tema, menetapkan tujuan, hingga memilih lokasi yang tepat. EO akan bekerja sama dengan klien untuk memastikan acara sesuai dengan harapan. Berdasarkan hasil diskusi, barulah pihak EO mengembangkannya menjadi ide konsep dan rencana yang lebih konkret.
- Pengorganisasian Logistik
Selanjutnya, EO bertanggung jawab dalam mengatur segala hal yang terkait dengan aspek logistik acara, yakni memilih lokasi, memastikan ketersediaan tempat, menyediakan peralatan, serta mengkoordinasikan kebutuhan teknis seperti transportasi, akomodasi, pencahayaan (lighting), sound, dan dekorasi. EO juga akan mengurus izin dan perizinan yang diperlukan untuk acara tersebut.
- Manajemen Vendor
Selanjutnya, tugas EO meliputi koordinasi dan manajemen vendor sesuai list kebutuhan acara; mulai dari vendor catering, fotografi, hiburan, dan sebagainya. EO bertugas melakukan negosiasi kontrak dengan vendor dan memastikan mereka mengerjakan tanggung jawab sesuai kesepakatan. EO berperan sebagai perantara untuk menyelaraskan kebutuhan dan harapan antara klien dan vendor.
- Pemasaran dan Promosi Acara
Tergantung dari jenis acara, EO juga harus siap melakukan promosi acara yang dikelola. Saat tahap perencanaan, biasanya EO juga sekaligus menyusun strategi pemasaran untuk menarik minat peserta event hingga koordinasi dengan tim public relations. Untuk eksekusi pemasaran akan tergantung kesepakatan antara EO dengan klien.
- Pelaksanaan Acara
Pada hari acara, EO akan memastikan bahwa semua persiapan telah selesai dan memastikan segala sesuatunya berjalan lancar. EO harus mengawasi setiap jalannya acara, mengatasi masalah yang mungkin muncul, dan memberikan pengalaman yang tak terlupakan bagi peserta.
- Evaluasi Pasca Acara
Setelah acara selesai, EO harus melakukan evaluasi untuk mengetahui aspek acara mana saja yang berhasil dilakukan dan perlu peningkatan. Hal ini dapat membantu meningkatkan kualitas layanan EO di masa mendatang.
- Membuat Dokumentasi
Membuat dokumentasi adalah langkah penting dalam mengabadikan momen dan memastikan informasi terkait acara terdokumentasi dengan baik. Bagi seorang EO, dokumentasi yang baik juga dapat digunakan sebagai alat pemasaran untuk acara-acara selanjutnya.
Syarat Menjadi EO
Karena perannya yang sangat krusial dalam penyelenggaraan acara, maka syarat untuk menjadi EO wajib menguasai beberapa skill berikut ini:
- Kemampuan Berorganisasi dan Manajemen Waktu
Mengingat ada banyak aspek yang perlu dikerjakan dalam waktu berbeda, EO harus memiliki skill berorganisasi dan manajemen waktu yang baik agar segala kegiatan bisa selesai tepat waktu. Dengan begitu, acara yang akan diselenggarakan juga akan berjalan lancar.
- Leadership
EO akan bertanggung jawab mengawasi dan mengatur seluruh aspek dalam sebuah event, serta mengatur para staf dan vendor. Oleh karena itu, tentunya seorang EO harus punya kemampuan memimpin yang kuat agar ia bisa melakukan pembagian tugas ke seluruh staf dan memastikan tugas tersebut dilakukan dengan baik.
- Keterampilan komunikasi dan kolaborasi
Arti EO adalah pihak profesional yang mengatur keberlangsungan suatu acara. Hal tersebut tidak bisa dilakukan sendiri, sehingga dibutuhkan skill komunikasi dan kolaborasi untuk bekerja sama dengan sesama crew, klien, vendor, dan pihak lain. Kemampuan untuk mendengarkan dengan baik, mengekspresikan gagasan dengan jelas, dan berkomunikasi dengan profesional adalah kunci dalam menjalin hubungan yang baik dengan semua pihak terkait.
- Attention to detail
Setiap acara memiliki hal-hal kecil yang harus diperhatikan. Apalagi, jika ada permintaan spesifik dari para klien seperti warna dekorasi. Tentunya, seorang EO harus bisa memahami keinginan klien ini, sehingga nantinya acara bisa dipersiapkan dengan matang.
- Problem solving
Meskipun sudah menyusun rencana acara, terkadang ada saja hal-hal yang terjadi di luar dugaan. Pada saat seperti ini, EO harus memutar otak untuk menemukan solusi. Oleh karena itu, kemampuan memecahkan masalah sangat dibutuhkan.
- Multitasking
Ada banyak aspek yang harus disiapkan untuk sebuah acara, sehingga skill multitasking penting dimiliki oleh seorang EO profesional. Dengan skill ini, seorang EO akan bisa mengurus banyak hal sekaligus sehingga rencana yang sudah ditetapkan bisa selesai sesuai target dan deadline.
Aria Event Organizer: Solusi Event Organizer Anda
Sebagai event organizer, kami memahami bahwa menyelenggarakan suatu acara merupakan proses yang penuh tantangan dan memerlukan perencanaan yang matang. Oleh karena itu, kami hadir untuk menjadi solusi dan partner terpercaya untuk mewujudkan acara impian Anda. Berbasis di Yogyakarta, kami adalah perusahaan event organizer profesional yang berkomitmen untuk menciptakan acara yang berkualitas. Kami siap mendukung Anda dalam setiap tahap penyelenggaraan acara, mulai dari perencanaan konsep, pemilihan venue, entertainment, publikasi, sampai pelaksanaan acara. Dengan pengalaman dalam menyelenggarakan berbagai jenis acara, seperti konferensi, seminar, dan MICE (meetings, incentives, conventions, exhibitions), kami memiliki kompetensi untuk menyesuaikan setiap detail acara sesuai dengan kebutuhan Anda. Tim kami akan memastikan semua rangkaian acara dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan harapan. Hubungi kami melalui Instagram @aria.eo (Aria Event Organizer Jogja) melalui link https://www.instagram.com/aria.eo untuk membicarakan detail acara Anda. Kami siap membantu Anda untuk menciptakan acara yang sukses, berkesan, dan tak terlupakan.